CASE STUDY:
Wdrożenie Plan-de-CAMpagne w firmie MS Elektro
MS Elektro to rodzinna firma z Ciechanowa, która zajmuje się obróbką skrawaniem już od 1997 roku. MS Elektro dostarcza elementy dla przemysłu energetycznego, spożywczego, meblowego i wielu innych.
Od początku swojej działalności świadczy usługi w zakresie produkcji seryjnej elementów z miedzi, mosiądzu, aluminium i różnych gatunków stali na zlecenie i zgodnie z dokumentacją klienta. Ponadto specjalizuje się w lutowaniu twardym i miękkim.
O wyzwaniach wdrożeniowych, oporze pracowników produkcyjnych ale i o korzyściach jakie przyniosła instalacja systemu Plan-de-CAMpagene opowiada właściciel firmy MS Elektro, Pan Mikołaj Smolak.
Co skłoniło Pana do rozpoczęcia poszukiwań programu do obsługi produkcji?
Mikołaj Smolak: Chcieliśmy wdrożyć system do zarządzania jakością ISO, a bez systemu do zarządzania produkcją byłoby to niemożliwe. ISO wymaga pełnej identyfikacji produkcji od momentu zamówienia, aż do wydania materiału. Ponadto nie mieliśmy przewodników i powiązań materiałowych, a co za tym idzie – nie mogliśmy analizować zleceń do tyłu. Oprócz przejścia certyfikacji zależało nam na łatwiejszym, ale i dokładniejszym rozliczaniu produkcji.
Wybór padł na Plan-de-CAMpagne, dlaczego?
Najważniejsze było dla mnie zrobienie dobrego kosztorysu z uwzględnieniem materiału, odpadu, procesu, technologii, czasów itd. Tworzenie ofert miało być proste, oddawać koszty rzeczywiste i uwzględniać specyfikę branży obróbki skrawaniem. Plan-de-CAMpagne jest w tym aspekcie bardzo rozbudowany. Spodobało mi się, że ma takie duże możliwości. Jak wiesz już co chcesz robić w systemie, wystarczy odpowiednia konfiguracja i PdC staje się idealnym narzędziem do pracy. Małej firmie wystarczy Excel aby prowadzić produkcję, sam tak robiłem, ale jak chcesz się rozwijać to musisz zainwestować w system ERP. Co więcej PdC posiada możliwości importu i exportu danych do Excela. Dzięki tej funkcji, w razie potrzeby mogę dalej obrabiać dane w arkuszu kalkulacyjnym i to jest dla mnie duży plus.
Jak przebiegło wdrożenie PdC w MS Elektro?
Wdrożenie przebiegło zgodnie z planem, ale mieliśmy problem z wprowadzaniem danych, który wynikał z braku naszego doświadczenia z oprogramowaniem produkcyjnym. Nie wiedzieliśmy jak najlepiej stworzyć hierarchię magazynu aby jego podział był najbardziej funkcjonalny. Tutaj straciliśmy sporo czasu na poprawki. Może kilka decyzji podjęliśmy za szybko dlatego kilka razy przeorganizowaliśmy magazyn. Później było już tylko lepiej. Ten zainwestowany na początku czas sprawił, że teraz sprawnie korzystamy z PdC.
Podczas wdrożenia nie można iść na skróty. Już na początku należy zdecydować jak opisywać artykuły, jak je przyjąć, jakie tworzymy skróty. Dzięki dobrze przemyślanym i przyjętym zasadom, obsługa programu jest jasna i czytelna dla wszystkich użytkowników.
Jakie było największe wyzwaniem związane z wdrożeniem oporogramowania dla podukcji?
Na początku największy opór był ze strony personelu produkcyjnego. Było to związane z odbijaniem się, zapisywaniem informacji w systemie. Te dodatkowe czynności początkowo były niechętnie przyjmowane i wykonywane.
Jaki Pan sobie z tym poradził?
Dałem im czas i nie dałem się złamać 😊 Rozumiem, że łatwiej jest informacje przekazać ustnie, przechodząc obok kolegi, przy innej maszynie. Pracownik wtedy traktuje taką informację jako „przekazaną – zapomnianą”. Ale to nie o to chodzi – informacja musi do pracownika dotrzeć, a żeby dotarła musi zostać wprowadzona do systemu. Wtedy pracownik może do niej sięgnąć, gdy będzie miał dla niej czas i uwagę. Tutaj największy problem z przestawieniem się na nowe zasady był u pracowników w wieku 50+. Młodsza załoga od początku wiedziała po co to jest i po krótkim szkoleniu wszystko działało prawidłowo. Nie mniej jednak zdarzają się błędy, dlatego co jakiś czas trzeba przejrzeć te zapisy i je nadzorować.
Co zmieniło się w firmie po wdrożeniu systemu ERP PdC?
Ilość zleceń na pewno się zwiększyła. Początkowo działaliśmy dwutorowo: część zleceń prowadziliśmy przez PdC, a pozostałe po staremu. Szybko zmieniliśmy jednak strategię i przerzuciliśmy się całkowicie na Plan-de-CAMpagne i dopięliśmy magazyn. Wtedy też, rozbudowaliśmy system o moduł rejestracji czasu pracy dzięki czemu jeszcze bardziej usprawniliśmy pracę. Wcześniej przepisywaliśmy czasy do systemu z kartek, ale było to zbyt czasochłonne i niedokładne. Teraz, możemy realnie i precyzyjnie rozliczyć produkcję i skończyliśmy z „braniem danych z sufitu”. Dzięki śledzeniu czasów pracy mogę też na bieżąco reagować i zmieniać plany produkcyjne w zależności od sytuacji.
Ponadto mamy większą wprawę w tworzeniu przewodników i technologii, pracownicy nabrali większego doświadczenia i doceniają prowadzenie produkcji w systemie.
Czy teraz wyobraża sobie Pan pracę bez PdC?
W tej chwili nie! Samo wyszukiwanie historycznych ofert jest bardzo łatwe i godne polecenia. Kiedyś też robiliśmy oferty, ale zdarzało się, że nie wszystkie się wydrukowały, czy coś się nie zapisało i był problem z ich znalezieniem. Ale wszystko trzeba już robić w programie: CRM, oferty. Nie jest to najprostsza droga, ale warto ten czas poświecić, bo widzę efekty. Mam dostęp do całej historii, mogę prześledzić kiedy, co i ile razy było ofertowane, jakie były ustalenia.
Spotykamy się w trudnym okresie spowodowanym koronawirusem. Czy ma Pan jakąś radę dla przedsiębiorców na ten czas?
Chyba nikt nie ma gotowej recepty. Musimy to przeczekać i liczyć, że wszystko wróci na dobre tory. Aczkolwiek, warto wykorzystać okres przestoju czy spowolnienia produkcji na przyjrzenie się firmie, procesom. Sam dokonałem analizy rentowności zleceń na podstawie danych z Plan-de-CAMpagne i zauważyłem, że na kilku nie zarabiam. W tej sytuacji kiedy zamówień jest mniej, może wydać się to dziwne, ale zrezygnowałem z tych zleceń. Tak więc to dobry czas, na analizy i podjęcie nowych decyzji biznesowych.